文藻外語大學法文系專科部系學會

文藻外語大學 第四十五屆法文系專科部學會

職掌分配及執行

第一章  職掌

壹、          系主任及學會指導老師，協助並督導學會會務之推行。

貳、          會長職責

一、    對外代表本科系。

二、    按本會成立之宗旨及系主任之指示，統籌推動各項學會活動。

三、    領導與督促學會幹部工作。

四、    負責擔任本學會師生與學校意見溝通之橋樑。

五、    代表本科系參加校內外會議活動。

六、    主持本會各項會議。

七、    具審核修改、授權各組活動設計之權利與義務。

八、    有召開臨時會議之權利。

九、    有為學會爭取權益之義務。

十、    會長卸任後為當然顧問。

參、          副會長職責

一、    協助會長處理會務，於會長出缺時代理其職。

二、    負責各項活動參加會員之點名。

三、    協助會長了解並協調幹部工作情況。

四、    會長因故缺位時，由副會長代行其職責，並輔選會長。

肆、          活動組職責

一、    負責各項活動人力分配支援。

二、    負責學會及科際、校際活動之策劃與協調。

三、    負責運動會事務策劃。

四、    負責協助各組活動之策劃設計。

五、    協助本會之運作。

伍、          公關組職責

一、    為學會與班級及師長間溝通之橋樑。

二、    負責本學會班級間意見和訊息之傳達與溝通。

三、    負責本學會校內外有關單位與外校合辦活動之接洽。

四、    負責聯絡外部廠商及外校做不同交流。

五、    跨校性活動之統籌與聯絡。

陸、          文書組職責

一、    本會各項文書資料之整理及保存。

二、    本會核心例行會議及活動記錄、通知及簽到。

三、    負責本學會各項活動之海報製作、張貼、及回收。

四、    負責活動場地之佈置。

五、    負責社資的整合設計。

柒、          總務組職責

一、    負責學會財務處理。

二、    負責收取會費及如何為學會資金做開源節流。

三、    製作學期中、末各項經費收支概況並公布。

四、    負責本會之財產清點與保管。

五、    負責每個活動經費審核與結算。

六、    負責餐飲、獎品、各項雜物、系上需要物品之購買。

七、    負責購買系服及聯絡廠商。

八、    「經費審核會」之召開。

捌、          資訊組職責

一、    發放及收集學會核心成員通訊錄。

二、    負責本會各項活動及會議的攝影工作。

三、    協助會內幹部數位化培訓。

四、    負責本學會文件、資料及開會紀錄之建檔並歸檔。

五、    系網製作、更新及維護。

六、    負責借用器材及場地。

玖、          科刊組職責

一、      負責本會科刊之編輯與出版事宜。

二、      負責科刊徵文徵稿之策劃與推動。

三、      負責協助文書組之工作。

壹拾、    顧問職責

一、      負責協助學會全面性活動。

二、      負責督促學會核心。

壹拾壹、                學代職責

一、      擔任班級與系學會橋樑。

二、      協助核心辦理推動活動。

三、      參與學代大會。

四、      有維繫學會對外團結之義務。

第二章  會議

第一條    會員大會視情況召開。

第二條    會員代表大會

一、    於每學期初召開。

二、    與會人員為一到五年級各班班長、副班長及核心幹部。

三、    由會長主持，副會長從旁協助。

四、    功能為表決系學會組織章程之修訂；宣導學會本學期之事務；促進學會與各班間之交流。

第三條    經費審核會

一、    於每學期初召開。

二、    與會人員為一到五年級各班班長、總務股長及核心幹部。

三、    由核心總務主持，核心副總務從旁協助。

四、    各活動總召提出活動預算，核心幹部提出組內學期預算，由各與會人員共同審核經費。

五、    與會人員均須出席。出席人數至少須達三分之二，未達以上規定人數則會議取消，另擇期召開。

六、    指導老師可隨時查閱學會經費支出帳目。

七、    每學期結束，將所有支出憑據及帳本呈指導老師核備。

第四條    核心會議

一、    每星期定期召開，由正副會長視情況休會。

二、    例行會由會長主持，副會長從旁協助。

三、    活動之籌備會、行前會、檢討會由總召主持，會長從旁協助。

四、    會議召開由會長、活動總召亦或文書組發放開會通知單。

五、    由文書組負責簽到單及會議紀錄。

六、    功能為利於各活動及系會事務之推展。

七、    檢討各個命令或事物之誤。

八、    核心幹部需參加核心會議，缺席者需請假。無故缺席者，照獎懲辦法處理。

九、    學生議會之議事規則除另有規定外，均依內政部頒行之會議規範。

第三章   組織核心產生方式

第一條    會長與副會長產生方式

一、    由法文系專科部三年級之班級於第二學期時推出兩組候選人，經全體法文系師專科部學生採無記名投票，最高票當選為正副會長，於四年級正式接任職位。

第二條    核心幹部產生方式

一、    由法文系專科部四年級同學擔任之。

二、    活動組、公關組、文書組、總務組、資訊組、科刊組每組各設正副組長一名，由正、副會長各指派一名同學擔任。

三、    以上各組核心由會長自行遴選，並呈報系主任核定。

第三條    學代產生方式

一、    除專科部四年級外，由一至五年級，各班採意願推選制派代表，參與各組徵選。